マニュアルを作る前に定義から。言葉の意味を決めると勘違いが消える

かっこよくしてください、とお願いしたことはないでしょうか？

その一言で、思ったとおりのものが返ってきた記憶が私にはありません。

かっこいいの中身が、頼んだ側と受けた側でずれているからです。

人に仕事をお願いするようになってから、私がいちばん大事だと思っているのはここです。

マニュアルを作る前に、まず言葉を決める。

今日はその話をします。

一人以上で仕事をするなら、まず言葉を定義する

正社員ゼロのまま業務委託の方だけで会社を回してきた私の答えは、一人以上で仕事をするなら、言葉の定義が先だということです。

定義というのは、難しい話ではありません。

その言葉がどういう意味なのかを、はっきり決めるというだけです。

かっこよくしてくださいとお願いするなら、かっこいいとはどういう状態を指すのか。

そこを決めないまま渡すと、返ってきたものを見てから、そうじゃなかったと言うことになります。

私は動画も恋愛も扱っているので、この定義がとりわけ大事になります。

どちらも、感覚の言葉で語られやすい領域だからです。

お辞儀の定義を、あなたは言えますか

定義がどういうものか、いちばん分かりやすい例を出します。

お辞儀してください、と伝えたとします。

そこで、お辞儀って何ですかと聞かれたら、あなたは答えられるでしょうか？

1動きに落とすと定義になる

私ならこう答えます。

手を体の前でちゃんと組んで、上体を45度から60度傾けて、そこで1秒止まり、ゆっくり上がってくる。

これがお辞儀の定義です。

ここまで言えば、受け取った人の頭の中に同じ絵が浮かびます。

2数字と例えと動きの3つで削る

定義するときに私が使うのは3つだけです。

数字で表せるなら数字にする。

例え話にできるなら例える。

具体的な動きや行動で言えるなら、そのまま動きで言う。

この3つを通すと、感覚の言葉が手順に変わります。

定義が積み上がると、それがマニュアルになる

この定義を1つずつ積み上げていくと、自然にマニュアルになります。

私が作りたいのは、誰が見ても理解できる、定義された分かりやすいマニュアルです。

業務委託の方には、最初にこれをちゃんとお渡ししています。

恋愛を教えるときも同じです。

どういう意味ですかと聞かれたときに、何でも答えられる状態にしておきます。

そのために、これはどういう意味なのか、これはどういう定義なのかを、自分で何度も見直します。

ここからは、実際にあった場面の話をします。

ある受講生が、写真を撮り直したいと申し出てきたときのことです。

その場にいた講師は、すぐに撮影しましょうと応じました。

私はそれを、その場で止めました。

その方には、使える写真がすでに1枚あったからです。

撮り直したいという言葉が何を指しているのかを、誰も決めないまま手段に飛びついていました。

本当に撮り直しが必要なのか、今の1枚では何が足りないのか、順番として今なのか。

そこを確認してから動くべきだと伝えました。

言葉の中身が決まっていないと、人はいちばん分かりやすい手段に手が伸びます。

私はこの場面で、定義がないまま動くと、手段そのものが目的にすり替わることを見ました。

定義がある現場と、ない現場の違い

同じ人が同じ仕事をしていても、定義があるかないかで結果が変わります。

私は両方の状態を経験してきました。

差がいちばん出るのは、やり直しの回数です。

定義をやると、相違が起きなくなります。

言っていることが違いますよね、という勘違いがかなり減ります。

これだけで、現場の空気がずいぶん軽くなるのではないでしょうか？

定義を作るときに気をつけていること

ただし、定義は詰めれば詰めるほどいいというものではありません。

私はここで一度、逆方向の失敗もしています。

決めすぎた結果、動きにくくなったことがありました。

1ある程度の余白を残す

詰めすぎると、逆にガチガチになりすぎるという問題が出ます。

だからある程度は余白を持たせておいた方がいいです。

定義しすぎて、やることが決まりすぎて難しくなってしまうこともあります。

そういうときは一人で決めず、話し合って直した方がうまくいきます。

2型を信用しすぎない

最初は型があった方がいいです。

ただ、その型をそのまま信用し続けるのは違うと思っています。

私のマニュアルは、もうちょくちょく変わります。

普段いろいろ考えているので、考えが変わったり新しい学びがあれば、そのつど反映しないといけないからです。

3これから試すのはAIとの壁打ち

今考えているのは、定義されたものやマニュアルをAIと壁打ちすることです。

自分の頭の外に一度出して、抜けている場所を探してもらう使い方をしてみたいと思っています。

定義は会社のミッションやビジョン、バリューにも直結します。

会社の方向性そのものも、結局は言葉の定義でできているからです。

よくある質問

Q. 定義を作る時間がないときはどうすればいいですか

A. 基本は、いちばん揉めやすい言葉を1つだけ決めるところから始めるのがいいと思います。

全部を一度に定義しようとすると、それ自体が仕事になってしまいます。

ただ、ここは臨機応変でいいです。

短期の単発でお願いする仕事なら、定義より完成イメージの参考を1つ渡す方が早いこともあります。

Q. マニュアルはどれくらいの頻度で直せばいいですか

A. 決まった頻度は置いていません。

考えが変わったときと、新しい学びがあったときに、その場で直しています。

私の場合はちょくちょく変わるので、結果として常に進化している状態です。

ただ、直しすぎて現場が追えなくなるなら、まとめて月に一度にするくらいでも十分だと思います。

Q. 定義しても相手に伝わらないときはありませんか

A. あります。

そのときは、こちらの定義が言葉止まりで、動きまで落ちていないことがほとんどです。

数字か、例えか、動きのどれかに置き換えられていないかを確認します。

それでも伝わらないなら、定義そのものを相手と一緒に作り直すのがいちばん早いです。

まとめ

今回は、マニュアルを作る前に言葉を定義するという話をしました。

私たちは、少子高齢化に付随する本質的な課題を解決することを掲げています。

大きな言葉ほど、定義しないまま掲げると誰にも届きません。

なりたい自分になれる社会という言葉も、中身を決めるから人が動けるようになります。

だから私は、会社の言葉も現場の言葉も、同じやり方で扱っています。

あなたも今週、いちばん揉めやすい一言を1つだけ定義してみてはいかがでしょうか？